La sicurezza informativa di qualsiasi azienda deve diventare una delle preoccupazioni principali della sua strategia aziendale. Le possibilità dell'azienda di far fronte alle minacce esterne dipendono in gran parte dal livello di tale sicurezza.
Mantenere un regime di segretezza è molto importante . Se l'attività del dipendente comporta l'accesso a informazioni importanti per l'azienda, possibilmente anche segrete, allora un accordo sulla riservatezza e la non divulgazione delle informazioni deve certamente essere firmato. Questo documento fornisce una relativa garanzia di sicurezza di informazioni importanti per l'azienda.
Un tale "colpo" sotto forma di perdita di informazioni importanti può avvenire "da dietro" - un ex dipendente o effettivo può diventare la causa della perdita di informazioni strategicamente importanti. Ecco alcuni consigli pratici sulla formazione o l'ottimizzazione del sistema di sicurezza delle informazioni di un'azienda.
I partecipanti al processo di lavoro con informazioni riservate sono:
- Il proprietario delle informazioni - di norma, è la società stessa.
- Il custode delle informazioni - la persona responsabile non solo della memorizzazione delle informazioni, ma anche della sua amministrazione e trasmissione;
- L'utente: i dipendenti che lavorano direttamente con le informazioni.
Al fine di garantire la spiegazione completa delle norme relative alle informazioni riservate della società, è necessario:
1) familiarizzare ufficialmente il dipendente con le normative sui segreti commerciali dell'azienda;
2) concludere un accordo con il dipendente sulla non divulgazione dei segreti commerciali dell'azienda;
Tuttavia, non è sufficiente dichiarare segrete le informazioni e stipulare un accordo di non divulgazione. Questo processo richiede un complesso di misure legali. Si ottiene con l'adozione di una o più normative locali volte a preservare le informazioni la cui perdita può portare a gravi danni.
La prima cosa da fare è sviluppare e approvare un regolamento sui segreti commerciali o un regolamento sulle informazioni riservate. Indipendentemente dal nome del documento, dovrebbe essere adottato allo scopo di proteggere importanti informazioni aziendali dalle perdite. Dovrebbe includere:
- un elenco di informazioni classificate come segreti commerciali;
- un elenco di informazioni riservate (se, a norma di legge, le informazioni non possono essere classificate come segreti commerciali);
- la determinazione dei limiti dell'uso delle informazioni da parte dei dipendenti;
- un'indicazione dell'avvertenza obbligatoria dei dipendenti in merito alla mancata divulgazione di informazioni protette nella fase di assunzione.
Se la società mantiene un regime segreto commerciale per le sue informazioni, sarà molto più conveniente mantenerlo attraverso gli sforzi dei dipendenti interessati. Si consiglia di organizzare un'unità separata impegnata nella protezione delle informazioni. I suoi dipendenti devono seguire una formazione adeguata per proteggere efficacemente le informazioni di importanza professionale per l'azienda.
Ci sono alcuni rischi riguardo a questi accordi. Al giorno d'oggi, alcune aziende preferiscono firmare accordi di non divulgazione con tutti i nuovi dipendenti. Questo gruppo potrebbe temere che i dati del loro passaporto possano cadere nelle mani sbagliate e possano essere utilizzati a fini criminali. Il pericolo risiede principalmente non nella firma di tale accordo, ma in varie violazioni relative a questo processo.
Tutto sommato, un accordo di non divulgazione è il modo migliore per proteggere la tua azienda dai dipendenti che potrebbero tentare di vendere o utilizzare le conoscenze acquisite lavorando per te. La proprietà intellettuale che possiedi non è qualcosa da regalare in modo facile e veloce. Ecco perché, se non hai già formulato un documento del genere, ora è il momento perfetto per farlo!
Dopo aver valutato tutti i pro e i contro, possiamo sicuramente consigliarvi di proseguire con questo processo, perché un accordo di riservatezza è molto più vantaggioso di quanto sia rischioso.
